サーバにメールのコピーを残す・残さない設定を変更するには?(Outlook 2013の場合)

POP3の場合「残さない」をおすすめします

毎日それなりにメールが届いて、昨日まで新着メールを受信してたのに、今日は全く届いてない…なぜ?といった経験をされた方も少なくないことでしょう。

メールサーバの容量には当然限りがあります。サーバにメールを残したままの状態が続くと、メールボックスが容量オーバーとなってしまい、新しいメールを受信できなくなることがあります。

極端な例ですが、無料でも最大15GBという大容量のメールボックス容量がある「Gmail」。15GBなんてそう埋まらないだろうと安心していると、写真など添付ファイル付きのメールをどんどん溜め込んでいるうちにあっという間に容量オーバー、ということも考えられます。

逆に、容量の少ないプロバイダメール(インターネット接続業者から発行されたメールアドレス)を使用している場合、そのメールボックス容量はそう大きくはありません。いまだに10MB以下というところも少なくないようです。

プロバイダメールのような「POP3」方式のメールサーバを使用されている場合、そもそもメールをサーバに溜め込むという考え方になっていないことが多いものです。

特にそのようなアドレスを使用して、ある1つのメールアドレスをパソコン1台でのみ使用している、という場合には、基本的に手元のパソコンにメールを溜め込むようにしておいたほうが間違いはないでしょう。

以下の手順をもとに「サーバにメールを残さない」設定にされることをおすすめします。

 

設定手順

以下の手順は、Outlook 2013を使用している場合の方法です。その他のメールソフトについては、以下の手順と併せて、各メールソフトの説明書やヘルプを参考に設定してみてください。

  1. Outlookを起動し、画面左上の「ファイル」をクリックします。
  2. アカウント情報の画面になります。
    (1)設定を変更したいメールアドレスを選択します。
    (2)「アカウント設定」をクリックします。
    (3)下に出てきた「アカウント設定」をクリックします。
  3. 設定を変更したいメールアドレスを選択し、「変更」をクリックします。
  4. アカウントの変更画面が表示されたら、右下の「詳細設定」をクリックします。
  5. インターネット電子メール設定の画面が表示されたら、上部の「詳細設定」タブをクリックします。
    (1)「サーバーにメッセージのコピーを置く」のチェック欄を確認し、変更する場合は□をクリックします。
    *チェックがない[推奨]…受信の度にサーバからメールを消去します。
    *チェックがある…サーバにメールを残します。あふれの原因になります。どうしても残したい場合は、下の「サーバーから削除する」の日数を、必要最低限の日数に設定することをお勧めします。
    (2)設定が済んだら「OK」ボタンをクリックします。
  6. 一つ前の画面に戻ったら、右下の「次へ」ボタンをクリックします。
  7. テストアカウント設定画面が表示されます。メール送受信のテストが終わるまで待ち、問題なく完了したら「閉じる」ボタンをクリックします。
  8. すべて完了しましたの画面が表示されたら、右下の「完了」ボタンをクリックします。
  9. 最初の画面に戻ったら、「すべてのフォルダーを送受信」ボタンをクリックし、メールの受信作業を行って下さい。
    サーバにメールのコピーを残さない設定にされた場合、この作業をもってサーバ上のメッセージがすべて削除されます。

以上で設定は完了です。

 

ご注意

サーバにメールがいっぱいになってしまった状態で送られてきたメールは、既に送信エラーとして処理されており、上記作業を行っても再び受信しなおすことはできません。お手数ですが、送信者の方に再度メールを送信していただくようご依頼ください。

 

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